[Đăng ngày: 13/02/2017]

Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước huyện Khánh Vĩnh

     Công tác văn thư lưu trữ là một hoạt động thường xuyên, một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của tất cả các cơ quan, đơn vị trong hệ thống bộ máy nhà nước. Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm thông tin được cung cấp đầy đủ góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và giảm bớt nguồn kinh phí chi cho việc mua giấy in văn bản.
     Ngày nay, trước thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác quản lý nhà nước đã được Chính phủ quan tâm hướng đến xây dựng một chính phủ điện tử hiện đại. Trong đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ được chỉ đạo thực hiện qua Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010, Thủ tuớng Chính phủ quy định để bảo đảm môi trường pháp lý phải “Xây dựng quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc” và giao cho Bộ Nội vụ trách nhiệm “Chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng, ban hành quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc”.
     Thực hiện sự chỉ đạo và hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn cấp trên, huyện Khánh Vĩnh đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể là ứng dụng hệ thống quản lý văn bản E – Office
và triển khai việc ký văn bản bằng phần mềm chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng từ cuối năm 2014.


Giao diện hệ thống quản lý văn bản E-Office

Giao diện quản lý công văn đến trên hệ thống quản lý văn bản E-Office

Giao diện vào số văn bản đi của hệ thống quản lý văn bản E-Office

     Tuy nhiên, trong bước đầu triển khai, thực hiện, các cơ quan đơn vị được triển khai còn nhiều bỡ ngỡ và chưa ứng dụng triệt để các chức năng của phần mềm E – Office vảo công tác quản lý văn thư, lưu trữ nên công tác ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn thư, lưu trữ các cơ quan, quản lý nhà nước còn nhiều khó khăn và chưa phát huy hiệu quả. Đến năm 2016, Ủy ban nhân dân huyện đã chỉ đạo mạnh mẽ hơn việc ứng dụng phần mềm E-Office và chứng thư số chuyên dùng vào công tác văn thư, lưu trữ như: Chỉ đạo việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị máy tính, máy Scan, Mạng truyền số liệu chuyên dùng…; tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm dùng chung E-Office và sử dụng chứng thư số cho các cơ quan quản lý nhà nước huyện Khánh Vĩnh; ban hành Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm quản lý và điếu hành E-Office trong các cơ quan nhà nước huyện Khánh Vĩnh; ban hành Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số trong các cơ quan nhà nước huyện Khánh Vĩnh.
     Kết quả đến tháng 12 năm 2016, huyện Khánh Vĩnh đã cấp 524 tài khoản cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức trên phần mềm tác nghiệp điện tử E-Office. Số lượng văn bản đi trên phần mềm là 1.101.850 văn bản, trong đó văn bản đến là 67.601 văn bản, văn bản đi là 1.034.249 văn bản. Đây là một kết quả đáng được quan tâm và ghi nhận về sự nỗ lực của các cơ quan nhà nước trên địa bàn huyện trong công tác ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ.
     Đến nay, nhờ ứng dụng hiệu quả CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ nên công việc tại bộ phận văn thư ở các cơ quan nhà nước huyện Khánh Vĩnh được giảm tải; việc trao đổi tài liệu bằng giấy càng ít đi từ đó giảm bớt được nguồn kinh phí mua giấy; thông tin trao đổi nhanh hơn, chính xác và tiện lợi hơn, công tác lưu trữ tài liệu trên môi trường mạng gọn nhẹ cũng đã giảm bớt được việc tài liệu chiếm diện tích trong kho lưu trữ của các cơ quan, đơn vị nhà nước.
     Bên cạnh những kết quả đạt được thì việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ ở huyện Khánh Vĩnh cũng còn gặp phải những khó khăn như: mạng truyền chưa ổn định; mối đe dọa về yếu tố bảo mật, virus máy tính, nguy cơ mất cơ sở dữ liệu....đang là những thách thức; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên thực tế là trách nhiệm của tất cả công chức trong toàn đơn vị, nhưng vẫn còn tồn tại một số cán bộ, công chức cho rằng đó là nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ nên trong quá trình phát hành văn bản, lập hồ sơ công việc chưa đúng quy định của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đặt ra để triển khai đồng bộ hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.
     Nếu như những khó khăn, vướng mắc gặp phải như đã nêu trên được khắc phục triệt để thì có thể khẳng định rằng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; cung cấp những thông tin lưu trữ, những căn cứ phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan; đảm bảo thông tin thông suốt chính xác, kịp thời, tiết kiệm được thời gian, tiền của nhà nước và là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ta hiện nay để hướng đến xây dựng một chính phủ điện tử hiện đại.

Lê Nhi


 

Báo giá bếp từ nhập khẩu, Khuyến mãi Bep tu am nhập khẩu, Showroom May rua bat am tu giá rẻ, Giá bep tu duc siêu bền,













Độ ẩm:
Sức gió:

Đang online: 50

Số lượt truy cập: 821953